AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Antecedentes
Con el propósito de ubicar como se ha ido enriqueciendo a través del tiempo, es conveniente revisar las contribuciones de los autores que han incidido de manera más significativa a lo largo de la historia de la administración.
En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual, en sus palabras, consistía en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable."
Más adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administración, señala que "La confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control administrativos de una compañía, con lo que podría llamar el prototipo de una operación de éxito, es el significado esencial de la auditoría administrativa."
Dos años después, en 1955, Harold Koontz y Ciryl O´Donnell, también en sus Principios de Administración, proponen a la auto-auditoría, como una técnica de control del desempeño total, la cual estaría destinada a "evaluar la posición de la empresa para determinar dónde se encuentra, hacia dónde va con los programas presentes, cuáles deberían ser sus objetivos y si se necesitan planes revisados para alcanzar estos objetivos."
El interés por esta técnica llevan en 1958 a Alfred Klein y Nathan Grabinsky a preparar El Análisis Factorial, obra en cual abordan el estudio de "las causas de una baja productividad para establecer las bases para mejorarla" a través de un método que identifica y cuantifica los factores y funciones que intervienen en la operación de una organización.
Transcurrido un año, en 1959, ocurren dos hechos relevantes que contribuyen a la evolución de la auditoría administrativa: 1) Víctor Lazzaro publica su libro de Sistemas y Procedimientos, en el cual presenta la contribución de William P. Leonard con el nombre de auditoría administrativa y, 2) The American Institute of Management, en el Manual of Excellence Managements integra un método para auditar empresas con y sin fines de lucro, tomando en cuenta su función, estructura, crecimiento, políticas financieras, eficiencia operativa y evaluación administrativa.
El atractivo por el tema se extiende al ámbito académico y, en 1960, Alfonso Mejía Fernández, de la Escuela Nacional de Comercio y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México, en su tesis profesional La Auditoría de las Funciones de la Gerencia de las Empresas, realiza un recuento de los aspectos estructurales y funcionales que el nivel gerencial de las empresas debe contemplar para aplicar una auditoría administrativa.
Para 1962, Roberto Macías Pineda, de la Escuela Superior de Comercio y Administración del Instituto Politécnico Nacional, dentro del programa de doctorado en ciencias administrativas, en la asignatura Teoría de la Administración, destina un espacio para presentar un trabajo de auditoría administrativa.
Por otra parte, en 1964, Manuel D´Azaola S., de la Escuela Nacional de Comercio y Administración de la Universidad Nacional Autónoma de México, en su tesis profesional La Revisión del Proceso Administrativo, considera la necesidad de que las empresas analicen su comportamiento a partir de la revisión de las funciones de dirección, financiamiento, personal, producción, ventas y distribución, así como registro contable y estadístico.
A finales de 1965, Edward F. Norbeck da a conocer su libro Auditoria Administrativa, en donde define el concepto, contenido e instrumentos para aplicar la auditoría. Asimismo, precisa las diferencias entre la auditoría administrativa y la auditoría financiera, y desarrolla los criterios para la integración del equipo de auditores en sus diferentes modalidades.
En 1966, José Antonio Fernández Arena, presenta la primera versión de su texto La Auditoria Administrativa, en la cual desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditoría administrativa, presentando una propuesta a partir de su propia visión de la técnica.
Más adelante, en 1971, se generan dos nuevas contribuciones: Agustín Reyes Ponce, en Administración de Personal, dedica un apartado para tratar el tema, ofreciendo una visión general de la auditoría administrativa, en tanto que William P. Leonard publica Auditoría Administrativa: Evaluación de los Métodos y Eficiencia Administrativos, en donde incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecución de la auditoría administrativa.
Para 1977, se suman las aportaciones de dos autores en la materia. Patricia Diez de Bonilla en su Manual de Casos Prácticos sobre Auditoría Administrativa, propone aplicaciones viables de llevar a la práctica y, Jorge Álvarez Anguiano, en Apuntes de Auditoría Administrativa incluye un marco metodológico que permite entender la auditoría administrativa de manera por demás accesible.
En 1978, la Asociación Nacional de Licenciados en Administración, difunde el documento Auditoría Administrativa, el cual reúne las normas para su implementación en organizaciones públicas y privadas.
Poco después, en 1984, Robert J. Thierauf presenta Auditoría Administrativa con Cuestionarios de Trabajo, trabajo que introduce a la auditoría administrativa y a la forma de aplicarla sobre una base de preguntas para evaluar las áreas funcionales, ambiente de trabajo y sistemas de información.
En 1988, la oficina de la Contraloría General de los Estados Unidos de Norteamérica prepara las Normas de Auditoría Gubernamental, que son revisadas por la Contraloría Mayor de Hacienda (entidad de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público), las cuales contienen los lineamientos generales para la ejecución de auditorias en las oficinas públicas.
Al iniciarse la década de los noventa, la Secretaría de la Contraloría General de la Federación se dio a la tarea de preparar y difundir normas, lineamientos, programas y marcos de actuación para las instituciones, trabajo que, en su situación actual, como Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, continúa ampliando y enriqueciendo.

Definiciones
Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.
Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:
" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales".
Mientras que Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.
El aspecto distintivo de estos diversos usos del termino, es que cada caso de auditoria se lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoria para la dirección superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras partes.

Necesidades de la auditoria administrativa
En las dos ultimas décadas hubo enormes progresos en la tecnología de la información, en la presente década parece ser muy probable que habrá una gran demanda de información respecto al desempeños de los organismos sociales. la auditoria tradicional( financiera) se ha preocupado históricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros.
Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz a de llevar a cabo el examen y evaluación de:
La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes ( auditoria administrativa funcional)
La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo ( auditoria analítica)
Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemática, abarcando la totalidad de la misma.

Objetivos de la auditoria administrativa
Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:
De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.
De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
De cambio.- La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.
De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
De toma de decisiones.- Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

Principios de auditoria administrativa
Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios básicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teórica de ésta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:

Sentido de la evaluación
La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica.

Importancia del proceso de verificación
Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que sé esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que él responsable del área o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan técnicamente la comprobación en la observación directa, la verificación de información de terrenos, y el análisis y confirmación de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

Habilidad para pensar en términos administrativos
El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de una administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo). En sí, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

AUDITORIA CONTINUA

Según Philip L, Defliese y otros (1992), las auditorias continuas o periódicas se presentan cuando el Contador Público Independiente visita a sus clientes con intervalos frecuentes durante el período fiscal, supóngase una vez al mes, o con mayor o menor frecuencia y durante su visita pone corriente todo el trabajo de auditoria pendiente desde su visita anterior. El cliente debe recibir comunicaciones o informes frecuentes, detallando el progreso realizado durante el curso del trabajo, los defectos que hay que corregir y cualquier otro asunto de interés para la buena marcha del negocio. Estas comunicaciones o informes no son iguales a un informe formal de una auditoria y normalmente no contienen dictámenes o certificaciones los cuales se presentan anualmente al final del período. En lo expuesto anteriormente, en documento en línea define: cualquier auditoria de trabajo detallado que se hace continuamente o a ciertos intervalos durante un ejercicio fiscal, con el objeto de descubrir y corregir, antes de finalizar el ejercicio, procedimientos ineficaces o erróneos, reduciendo en esta forma trabajo del auditor externo al cierre del ejercicio. Según CRM Suite ®Overview (2000), empresa de auditoría continua de sistemas define de forma análoga el concepto, se auditan periódicamente los sistemas de trabajo establecidos para llevar a cabo el proceso de mantenimiento, incluyendo la utilización adecuada del software y su aprovechamiento. Así se siguen obteniendo los beneficios obtenidos. Establecen planes de acción específicos si se encuentran desviaciones del sistema. Genera reporte a Gerencia sobre la situación real de la función de mantenimiento. Importancia de la Auditoría Continua A las diferentes interpretaciones, nos encontramos con la Importancia de la Auditoria Continua, que no es más que una herramienta de gran utilidad para las organizaciones que se vinculen con este proceso, ya que es una forma eficaz de evitar posibles irregularidades y malas praxis en los estados financieros dentro de un período fiscal, observando en el área a evaluar, la descripción de la deficiencia encontrada, las causas del problema, las consecuencias de la debilidad encontrada y de ser posible su cuantificación, como también los correctivos pertinentes a muy corto plazo y de manera oportuna. Otra perspectiva valiosa de la auditoría continua, es que brinda seguridad a los clientes, ya que reciben respuestas rápidas de las incidencias que tienen las operaciones en su patrimonio, como también sirve de fuente para prevenir y descubrir errores y fraudes a tiempo. Sin olvidar el aspecto social, sirve como base para realizar una revisión óptima de los procesos en base a las normas de la empresa, lo que brindará una mejor distribución del trabajo que el personal realiza. Asimismo, en lo referente a los sistemas de información, ofrece sugerencias de procedimientos de trabajo, en los cuales existan una posible optimización, para un mejor uso de la información, que a su vez, simplifica el tiempo y se logran resultados más eficaces, necesarios en el trabajo cotidiano del personal de la organización.

AUDITORIA INTERNA

La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica. Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público. La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora. Diferencias entre auditoria interna y externa: Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así: En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil. En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa. La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.

AUDITORIA EXTERNA

Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada. La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término Auditoría Externa a Auditoría de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoría Externa del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de Información Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de Información Automático etc. La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización. Una Auditoría Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor. Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigación. Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.

CLASES DE AUDITORIA

las auditorias se pueden clasificar si consideramos los siguientes factores:
· El periodo que abarca
· La persona que la realiza
· El alcance y finalidad de la auditoria

Según el período que abarca se tiene:
o Auditoria continua,
o Auditoria periódica,
o Auditoria eventual o esporádica.

Según la persona que la realiza se puede clasificar en: Auditoria Interna y Auditoria externa.

La auditoría interna: Es la practicada por personal de la empresa, contador público o no, con responsabilidad ante la administración de la empresa, sobre la revisión, valuación y validación de:

• La forma en que cada empleado realiza su actividad individual.
• La eficiencia de las operaciones.
• Que todos los controles internos, tengan relación o no con las cuentas, sean adecuadas.

La auditoría externa: Es realizada por un Contador Público Independiente, quien tiene la responsabilidad de examinar y expresar su opinión sobre los estados financieros, en una fecha y periodo determinado.

Según el alcance y finalidad: Al considerar el alcance y finalidad de la auditoria la clasificaremos así:

• auditoria especial,
• auditoria detallada o de movimientos y
• auditoria Administrativa

Auditoria especial. Es la que se realiza a una cuenta o a un grupo de cuentas en particular. Algunos autores la llaman de acuerdo al nombre de las cuentas que está auditando; por ejemplo, auditoria de caja, auditoria de inventario, etc.

Auditoria detallada: En este tipo de auditoría se trata de investigar y analizar los sistemas de control interno y de contabilidad, establecidos en la empresa, así como establecer las pruebas selectivas para examinarlos, determinar los procedimientos de auditoria que se van a aplicar a cada una de las áreas e, igualmente, su extensión y oportunidad.

Auditoria Administrativa: Rodríguez (1997) define la auditoria administrativa como un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales.

EL AUDITOR

Definición
Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditoria habitualmente con libre ejercicio de una ocupación técnica.

Funciones generales
Para ordenar e imprimir cohesión a su labor, el auditor cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organización.
Las funciones tipo del auditor son:
Estudiar la normatividad, misión, objetivos, políticas, estrategias, planes y programas de trabajo.
Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.
Definir los objetivos, alcance y metodología para instrumentar una auditoria.
Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.
Recabar y revisar estadísticas sobre volúmenes y cargas de trabajo.
Diagnosticar sobre los métodos de operación y los sistemas de información.
Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.
Respetar las normas de actuación dictadas por los grupos de filiación, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.
Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organización
Analizar la estructura y funcionamiento de la organización en todos sus ámbitos y niveles
Revisar el flujo de datos y formas.
Considerar las variables ambientales y económicas que inciden en el funcionamiento de la organización.
Analizar la distribución del espacio y el empleo de equipos de oficina.
Evaluar los registros contables e información financiera.
Mantener el nivel de actuación a través de una interacción y revisión continua de avances.
Proponer los elementos de tecnología de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.
Diseñar y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

Conocimientos que debe poseer
Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparación acorde con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le permitirá interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearán durante su desarrollo.
Atendiendo a éstas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formación:
Académica
Estudios a nivel técnico, licenciatura o postgrado en administración, informática, comunicación, ciencias políticas, administración pública, relaciones industriales, ingeniería industrial, sicología, pedagogía, ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseño gráfico.
Otras especialidades como actuaría, matemáticas, ingeniería y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitación que les permita intervenir en el estudio.
Complementaria
Instrucción en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.
Empírica
Conocimiento resultante de la implementación de auditorías en diferentes instituciones sin contar con un grado académico.
Adicionalmente, deberá saber operar equipos de cómputo y de oficina, y dominar él ó los idiomas que sean parte de la dinámica de trabajo de la organización bajo examen. También tendrán que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura.
Una actualización continua de los conocimientos permitirá al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su función en forma prudente y justa.

AUDITORIA

La administración de empresas en un proceso de funciones básicas diferentes cada una de las otras, tales como planificación, organización, dirección, ejecución y control. En el ámbito empresarial es una herramienta que permite enfrenta, los frecuentes retos encontrados en el mismo
En la teoría administrativa, el concepto de eficiencia ha sido heredado de la economía y se considera como un principio rector. La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a la practica administrativa. Sin embargo al llevar a cabo una evaluación simplemente a partir de los criterios de eficiencia clásico, se reduce el alcance y se sectoriza la concepción de la empresa, así como la potencialidad de la acción participativa humana, pues la evaluación se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes de la organización y solo mide los fines que para aquélla son relevantes. Por tanto se hace necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que involucre los distintos procesos y propósitos que están presentes en las organizaciones.

ANTECEDENTES
La auditoria es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo.
Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.
Acreditase, todavía, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta técnica, apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.
En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorias, destacándose entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1.310, el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia), 1.581.
La revolución industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimió nuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a la auditoria, pasando a atender las necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas ( donde la naturaleza es el servicio es prácticamente obligatorio).
Se preanuncio en 1.845 o sea, poco después de penetrar la contabilidad de los dominios científicos y ya el "Railway Companies Consolidation Act" obligada la verificación anual de los balances que debían hacer los auditores.
También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida las normas de auditoria, la cual publicó diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de 1.939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en diciembre de 1.939, marzo de 1.941, junio de 1942 y diciembre de 1.943.
El futuro de nuestro país se prevé para la profesión contable en el sector auditoria es realmente muy grande, razón por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseñanza cátedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse cursos similares a los que en otros países se realizan.

DEFINICIONES
Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos.
Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros.
Con el tiempo, el campo de acción de la auditoria ha continuado extendiéndose; no obstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros.
En forma sencilla y clara, escribe Holmes:
"... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."
Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de un profesor de la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente:
"... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, así como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen."
Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros; Es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.

OBJETIVOS
El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.
Los miembros de la organización a quien Auditoria apoya, incluye a Directorio y las Gerencias.

FINALIDAD
Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes:
Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial
Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
Indagaciones y determinaciones sobre el estado reditual.
Descubrir errores y fraudes.
Prevenir los errores y fraudes
Estudios generales sobre casos especiales, tales como:
Exámenes de aspectos fiscales y legales
Examen para compra de una empresa( cesión patrimonial)
Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.
Los variadísimos fines de la auditoria muestran, por si solos, la utilidad de esta

NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA

Al paso de los años las actividades comerciales se fueron internacionalizando y así mismo la información contable. Es decir un empresario con su negocio en América, estaba haciendo negocios con un colega Japonés. Esta situación empezó a repercutir en la forma en que las personas de diferentes países veían los Estados Financieros, es por eso que surge las Normas Internacionales de Contabilidad, siendo su principal objetivo “la uniformidad en la presentación de las informaciones en los Estados Financieros”, sin importar la nacionalidad de quien los estuviere leyendo o interpretando.

En 1973 nace el IASC (Internacional Accounting Standards Committe) constituido, mediante un acuerdo realizado por organizaciones de profesionales contables pertenecientes a Alemania, Australia, Canadá, Estados Unidos, Francia, Holanda, Japón, México, Reino Unido e Irlanda, el cual emite las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC`s).
El 1 de abril de 2001, se reestructura el IASC y se convierte en Internacional Accounting Standars Board (IASB) o Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad, que se define como un organismo independiente integrado por catorce miembros.

En abril de 2002 fue aprobado por el IASB el prologo a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF`s).

CONCEPTO.
Las Normas Internacionales de Información Financiera conocidas popularmente como NIIF`s son un conjunto de normas o leyes que establecen la forma de cómo debe contabilizarse, revelarse y presentarse la información en los Estados Financieros ya sea; de una entidad pequeña, mediana o grande.

OBLIGATORIEDAD.
Existen normas que ayudan a la correcta elaboración de los catálogos de cuentas y manuales de organización contable; lo que permite la presentación razonable de los Estados Financieros y esto lleva al cumplimiento de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Desde el 1 de enero de 2004, se aplican en nuestro país las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), con carácter obligatorio. La adopción de las NIIF`s se efectúa de manera escalonada por los diferentes sectores de la economía. Para el año 2004, los bancos, conglomerados financieros y empresas que negocian títulos en la Bolsa de Valores, fueron las primeras entidades que debieron adaptar sus Estados Financieros a la nueva normativa. Luego lo harían otros sectores financieros, cooperativas, ONG`s, y la pequeña y mediana empresa.
Las NIIF`s han sido producto de grandes estudios y esfuerzos de diferentes entidades educativas y profesionales del área contable a nivel mundial, para estandarizar la información financiera presentada en los Estados Financieros.
Las NIIF`s no son leyes físicas o naturales que esperaban su descubrimiento, sino mas bien normas que el hombre, de acuerdo sus experiencias comerciales, ha considerado de importancia en la presentación de la información financiera.

Las aplicaciones básicas de estas normas son las siguientes:
1) Los Estados Financieros deben representar fielmente la situación, el desempeño financiero y los flujos de efectivo de la entidad, mediante la aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), integradas por:
a) Normas de Internacionales de Información Financiera (NIIF).
b) Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
c) Interpretaciones originadas por el Comité de Interpretaciones de las Normas Internacionales de Información Financiera. (CINIIF).
d) Antiguas interpretaciones (SIC).

2) La presentación razonable y el cumplimiento de las NIIF requieren:
a) La descripción de las políticas contables (Principios, métodos, convenciones, procedimientos y reglas) adoptadas por la entidad en la presentación de sus estados financieros, las cuales debe ser:
Relevantes para el proceso de toma de decisiones de los usuarios.
Confiables, en el sentido de que los estados, es decir que se presenten razonablemente los resultados de las operaciones y la situación financiera de la empresa, reflejen la esencia económica de los sucesos y transacciones, y no su forma legal; sean neutrales, es decir, libres de perjuicios o sesgos.
b) La aplicación del Principio Negocio en Marcha (Presunción de existencia continua de la entidad).
c) La aplicación de la base contable acumulativa (o de devengo).
d) La aplicación de la importancia relativa y la agrupación de datos.
e) La presentación uniforme de los Estados Financieros.
f) La presentación de información comparativa.

EL CICLO CONTABLE DE UNA EMPRESA COMERCIAL.

Las operaciones con mercaderías están vinculadas a las empresas, estas se definen como “todas las actividades relacionada con la compra y venta de bienes, que son fuente de ingresos de una entidad comercial”.
Las operaciones básicas en este caso son la compra y venta de mercaderías. Dentro de las cuales giran alrededor de ellas otras operaciones afines, como:
 Gastos de compras.
 Devoluciones sobre compras.
 Rebajas sobre compras.
 Descuentos sobre compras.
 Pago de IVA al comprar (Crédito Fiscal).
 Devoluciones sobre ventas.
 Rebajas sobre ventas.
 Descuentos sobre ventas.
 Cobro de IVA al vender (Débito Fiscal).

Todas estas operaciones relacionadas con las mercaderías ocurren con frecuencia y tienen suma importancia para toda empresa comercial, constituyendo su actividad principal o giro de su negocio. Por tanto, el registro contable de las mismas es indispensable.

Existen dos sistemas para el registro de mercaderías: El Sistema de Inventarios Perpetuo y el Sistema de Inventarios Periódico”.

Sistema de Inventarios Perpetuo: Es el sistema en el cual el saldo de la cuenta “Inventarios” y el “Costo de Ventas” permanece al día. Las operaciones con mercadería se manejan en tres cuentas básicas que son:
 Almacén.
 Costo de Ventas.
 Ventas.
Es decir cuando se aplica este método no se utilizan las cuentas Compras, Gastos sobre compras, Rebajas y devoluciones sobre compras o Descuentos sobre compras.

Sistema de Inventarios Periódico: Es el sistema en el cual el saldo de la cuenta “Inventarios” y el “Costo de Ventas” se conoce solamente al final de cada periodo mediante un conteo físico. Las operaciones con mercaderías se registran en cuentas específicas que describen el tipo de operación.
Los Inventarios se presentan en el Balance General a precio de costo, según el método de valuación seleccionado y a valores netos
El Costo de los inventarios en una empresa comercial esta determinado por el Costo de Adquisición.
El costo de adquisición se determina empleando las formulas de resultado y esta representado por las Compras Netas.
Compras: Representan el valor neto del precio de los bienes adquiridos y documentados en un Comprobante de Crédito Fiscal, Factura o Póliza de importación.
Gastos de compras: Representan todos los desembolsos adicionales al precio de compra relacionados con la adquisición de mercaderías como:

 Seguros: Valor pagado a compañías aseguradoras, para garantizar que en caso de daños o perjuicios los inventarios serán repuestos en su totalidad.

 Aranceles e Impuestos: Valores pagados en las aduanas al importar mercaderías del exterior e impuestos no recuperables por la entidad.

 Manejo, transporte y almacenamiento: Valor pagado a empresas de transporte aéreo, terrestre o marítimo, mudanzas, couriers, bodegas, almacenes de depósito u otras, con el objeto que estas realicen el manejo, traslado y resguardo de los inventarios desde las instalaciones del proveedor hasta las de la entidad.

Otra parte importante en el Estado de Resultados es el conocer en cualquier momento el inventario final, el costo de la mercadería vendida y las ventas netas; todo esto se puede saber utilizando el Sistema de Inventario Perpetuo. Para ello se detallaran las cuentas a utilizadas en este sistema de la siguiente manera:

 Inventarios (Almacen o Mercaderias): Cuenta deudora de Activo Corriente que representa el valor neto de las existencias en mercaderías, a precio de costo (saldo del inventario final). Esta cuenta se carga
con el valor neto de las compras, las devoluciones sobre ventas y el inventario inicial; y se abona con el valor neto de las ventas, las devoluciones sobre compras; el valor neto de las rebajas y descuentos sobre compras; siempre y cuando estos últimos no se registren como “Ingresos Financieros”.

 Costo de Ventas: Cuenta deudora de costos que representa el valor neto de adquisición de las mercaderías que se venden, a precio de costo. Esta cuenta se carga con el valor net de la mercadería vendida y se abona con el valor neto de las devoluciones sobre ventas y al liquidarla para determinar resultados.

 Ventas: Cuenta acreedora de ingresos, que representa el valor neto de las ventas netas efectuadas en el periodo, a precio de venta. Esta cuenta se abona con el valor neto de las ventas al crédito o al contado y se carga con el valor neto de las devoluciones sobre ventas y el valor neto de las rebajas y descuentos sobre ventas, siempre y cuando estos no se registren como “Gastos Financieros” y al liquidarla para determinar resultados.

Otras cuentas importantes utilizadas en la comercialización de mercaderías son las de Crédito Fiscal y Débito Fiscal.

 Crédito Fiscal: Cuenta deudora de activo corriente que representa el Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se paga a los proveedores cada vez que se efectúa una compra, al crédito o al contado, mediante Comprobantes de Crédito fiscal. Esta cuenta se carga con el IVA de las compras y se abona con los ajustes del IVA correspondiente a las devoluciones, rebajas y descuentos sobre compras y al elaborar la declaración del IVA, al final de cada
mes.

 Débito Fiscal: Cuenta acreedora de Pasivo Corriente que representa el Impuesto al Valor Agregado (IVA) que se cobra a los clientes cada vez que se efectúa una venta al crédito o al contado, mediante Facturas o Comprobantes de Crédito Fiscal. Esta cuenta se abona con el IVA correspondiente a las ventas y se carga con el ajuste del IVA correspondiente a las devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas y al elaborar la declaración de IVA, al final de cada mes.
NOTA: Los descuentos sobre compras pueden cargarse a “Ingresos Financieros” y los descuentos sobre ventas a “Gastos Financieros”, debiendo ajustarse siempre el IVA.

DESARROLLO DEL CICLO CONTABLE

Análisis de transacciones: Esta se genera siempre y cuando un evento económico afecte a algunas de las cuentas básicas de la contabilidad. Cada transacción puede afectar el Activo, Pasivo o Capital, en algunas de las siguientes formas:

a) Aumentar una cuenta de Activo y disminuir otra del mismo tipo.
b) Disminuir de una cuenta de Pasivo o Capital y aumentar otra cuenta de los mismos grupos.
c) Aumentar un Activo y aumentar una cuenta de Pasivo o Capital.
d) Disminuir un Activo y disminuir una cuenta de Pasivo o Capital.

Registro de operaciones en el diario general: El Diario General es un registro principal que puede ser un libro o medio magnético en el cual quedan registradas, cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un negocio de acuerdo con los Principios de Contabilidad y en función del impacto que estas hayan tenido en las cinco cuentas básicas. Con este proceso contable del negocio adquiere un historial o registro completo de los sucesos, en orden cronológico y en un solo lugar. Cada operación registrada debe tener, por lo menos, un cargo y un abono compensatorio o igual. El asiento que tiene más de un cargo y un abono se conoce como Asiento Compuesto.
Al proceso de registrar las operaciones o transacciones de negocios en el diario general se le denomina Asentar.
Las seis partes básicas de un asiento son:
1) Fecha.
2) Nombre y número de las cuentas a cargar.
3) Nombre y número de las cuentas a abonar.
4) Cantidades a cargar.
5) Cantidades a abonar.
6) Explicación.
Para poder elaborar el asiento contable de forma apropiada; se analiza con detalle el tipo de enfoque necesario para efectuar los movimientos respectivos.

Clasificación de movimientos en el mayor general: El Mayor es el registro principal que puede ser un libro o medio magnético donde se efectúa un registro individual, o separado, de los aumentos o disminuciones de cuentas especificas dentro del sistema contable; es decir que existe una Hoja de Mayor para cada una de las cuentas que aparezcan en el Catalogo de Cuentas.
Existen varias formas para registrar la información que debe acumular cada una de las cuentas de mayor. La “T” es una manera muy rápida de informar cuando se trabaje en la solución de un problema.
El siguiente paso en el ciclo contable es transcribir la información del diario a las cuentas individuales del mayor. En general, los pases se hacen todos los días con objeto de mantener actualizado el Mayor. Esta es una operación muy importante, que exige la mayor exactitud, si se desea tener buenos registros y presentar a la Administración datos financieros adecuados. En registros computarizados estos pases son automáticos.

Elaboración de la Balanza de Comprobación: Después que se han pasado al Mayor todas las operaciones del periodo contable, se determina el saldo de cada cuenta. Cuando ya se tienen los saldos de las cuentas del Mayor, puede prepararse una Balanza de Comprobación.
Una Balanza de Comprobación es un Estado Financiero Auxiliar, que consiste en un listado del saldo de cada una de las cuentas del Mayor General y no tiene otro objetivo que realizar una verificación del Mayor General, para determinar si los movimientos y/o saldos deudores y acreedores son iguales.
Los siguientes pasos son necesarios para elaborar la Balanza de Comprobación:
1) Prepare el encabezado adecuado.
2) Haga una lista de los nombres de las cuentas del mayor en el orden apropiado (activo, pasivo, capital, ingresos y gastos).
3) Registre en las columnas del debe y el haber de la Balanza de Comprobación los movimientos saldos deudores o acreedores de cada una de las cuentas del Mayor General.
4) Sume tanto la columna del debe como la del haber. Ambas deben sumar igual.

CICLO CONTABLE

Toda actividad tiene una estructura y un proceso; la estructura esta integrada por cinco elementos que le dan soporte, los cuales son:


a) Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
b) Los conceptos básicos.
c) Las reglas de contabilización de operaciones.
d) Los catálogos de cuentas utilizados.
e) Los manuales o instructivos de contabilización.
Y el proceso de contabilización se lleva a través de una serie de pasos que se conocen como “Ciclo Contable”, entre los cuales se resume lo siguiente:
a) Registro de transacciones.
b) Clasificación de Movimientos Contables.
c) Sumarizacion de resultados por cuenta.
d) Generación de Estados Financieros.

¿QUE ES EL CICLO CONTABLE?
Es el conjunto de los pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada periodo contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas al libro mayor, la elaboración de la balanza de comprobación, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente la balanza de comprobación posterior al cierre.

ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS

El producto final del proceso contable es la información financiera para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones. La información financiera que dichos usuarios se centra primordialmente en:

Evaluación de la situación financiera.
Evaluación de la rentabilidad.
Evaluación de la liquidez.
Tomando en cuenta las necesidades de la información de los usuarios, la contabilidad considera cinco informes básicos que debe presentar todo negocio., los cuales son:

a) Estado de Situación Financiera o Balance General: El fin es presentar una relación de recursos (Activos) de un negocio, así como de las fuentes de financiamiento (Pasivo y Capital) de dichos recursos. Es decir, que en un mismo reporte se refleja la información necesaria para tomar decisiones en las áreas de inversión y de financiamiento.

b) Estado de Resultados: Informa sobre la rentabilidad del mismo negocio. Dicho Estado Financiero trata de determinar el monto por el cual los ingresos contables superan a los gastos contables. Al remanente se le llama Resultado, el que puede ser positivo o negativo. Si es positivo se le llama Utilidad, y si es negativo se le denomina pérdida.
Los conceptos en que se basa el Estado de Resultados son el de Ingreso y Gasto, los cuales resumen los resultados de las operaciones de las empresas durante un periodo. La combinación de estos dos conceptos da como resultado un aumento o disminución en la cuenta de Capital. Si los ingresos son mayores que los gastos, la diferencia se llama Utilidad Neta; la Utilidad Neta aumenta el Capital. Sin embargo, si los gastos son mayores que los ingresos la empresa habría incurrido en una Perdida Neta y consecuentemente habría una disminución.

c) Estado de Flujos de Efectivo: El objetivo es dar información acerca de la liquidez del negocio, es decir, presentar una lista de las fuentes de efectivo y de los desembolsos del mismo. Esto constituye una base para estimar las futuras necesidades de efectivo y sus probables fuentes.

d) Estado de cambios en el Patrimonio: Pretende explicar a través de una forma desglosada las cuentas que han generado variaciones en la cuenta Capital Contable. La información de los cambios que comprende este Estado es necesaria para elaborar Estados Financieros suficientes informativos, con el fin de satisfacer las necesidades de los distintos usuarios, lo cual es el propósito básico de la contabilidad.

e) Notas a los Estados Financieros: Son parte integrante de los mismos y con ellas se pretende explicar con mayor detalle situaciones especiales que afectan ciertas partidas dentro de los Estados Financieros. Las notas deben presentarse en forma clara, ordenada y referenciada para facilitar su identificación. Se incluyen las políticas contables utilizadas por la empresa.
Según la Norma Internacional de Información Financiera “Presentación de Estados Financieros” (NIC 1), dentro de los Estados se incluye ahora el informe de gestión.
El Informe de Gestión: Se aconseja a las empresas que presente, aparte de los Estados Financieros, un informe financiero de los administradores que describa y explique los principales extremos de la actividad llevada a cabo por la entidad, así como de su posición financiera y de las principales incertidumbres a las que se enfrenta. Tal informe puede pasar revista a:
a. Los principales factores e influencias que han determinado la rentabilidad, con los cambios en el entorno en que opera la empresa, la respuesta que la entidad ha dado a tales cambios y su efecto, así como la política de inversiones que sigue para mantener y mejorar sus resultados.
b. Las fuentes de fondos que la empresa ha utilizado, así como las políticas respecto al endeudamiento y la gestión del riesgo.
c. Las potencialidades y recursos de la empresa cuyo valor no queda reflejado en el Balance de Situación General, elaborado según las Normas Internacionales de Información Financiera.

TIPOS DE SISTEMAS CONTABLES

Al pasar el tiempo los métodos de contabilidad fueron evolucionando, comenzando por los más sencillos de los cuales una persona podía hacer todos los registros de su negocio, hasta fechas mas recientes en los que la contabilidad fue desarrollando distintas áreas de tal manera de tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.
El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.

SISTEMAS MANUALES.
La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras.
La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. Lo que implica a que ciertos comerciantes independientemente de la actividad económica a que se dediquen están obligados a llevar registros especiales para el funcionamiento adecuado de su negocio.
Estos registros pueden ser llevados en forma manual, es decir realizar las anotaciones diarias de las operaciones que se derivan de las actividades que realiza la empresa.
Dentro de los registros más importantes se pueden mencionar:

• Libro Diario Mayor: Muestra los movimientos y saldos de cada una de las cuentas.
• Libros de Compras: Se anotaran todas las compras de bienes y servicios por los que se haya pagado IVA y se obtenga Crédito Fiscal, en forma cronológica y correlativa.
• Libro de Ventas a Contribuyente: Se anotaran todas las ventas que se realicen por medio de la emisión de comprobantes de crédito fiscal, siempre y cuando a la persona que se le vende este inscrita como contribuyente.
• Libro de Ventas a Consumidor Final: Se anotaran en forma cronológica y correlativa todas las ventas que se realicen por medio de facturas.

SISTEMAS MECÁNICOS
En la Actualidad se han automatizado tanto procesos como sistemas dentro de los cuales se integra, se ordena y se presenta la información contable. Esta integración se hace de forma global dentro de la empresa, en este sistema se alimentan diferentes factores tales como la producción, los inventarios de almacenaje, etc. Los cuales proveen información contable necesaria no solo para tomar decisiones necesarias, sino también para la forma de operación diaria de la empresa.
Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.
El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

• Registro de la actividad financiera: En un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

• Clasificación de la información: Un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

• Resumen de la información: Para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida.
  En resumen, los sistemas mecánicos (o de automatización) están formados por Hardware, software, medios de almacenamiento, bases de datos, etc.

SISTEMA CONTABLE

Conjunto de formas, registros, reportes y procedimientos utilizados por un negocio para registrar sus transacciones y para enterarse de sus efectos.
El Sistema Contable de todas las entidades debe ser legalizado. En la ley Reguladora del Ejercicio de la Profesion de Contaduría Pública y Auditoria, se otorga a los contadores a (autorizados por el Consejo de Vigilancia de la Contaduría Pública) la facultad para autorizar las descripciones de los Sistemas Contables, los Catálogos de Cuentas y los Manuales de Aplicación y la legalización de los libros.
Para realizar este tramite, debe entregarse al contador la solicitud firmada por el comerciante individual, en donde pide la autorización para hacer la descripción del Sistema Contable, los Catálogos y el Manual de Aplicación anexados, para lo cual deberá presentarse copia del NIT y la constancia de pago de las matriculas de comercio.

COMPONENTES
La información básica que debe tener un Sistema Contable es la siguiente:
1) Descripción del Sistema Contable.
2) Estructura del Catálogo de Cuentas y su respectivo Manual de aplicación.
La descripción del Sistema Contable se resume en tres aspectos importantes para elaborar un adecuado Sistema; los cuales son:
1) Datos generales.
2) Datos del sistema.
3) Datos de los registros contables.
Datos generales:
a) Número de Identificación Tributaria, dirección y teléfono de la entidad.
b) La actividad principal que se desarrolla.
Datos del sistema:
a) El método de valuación de inventarios (PEPS, CP u otro).
b) El sistema que se utilizara (perpetuo o periódico).
c) Las bases de costeos (históricos o predeterminados).
d) Si la entidad es comercial, industrial, agrícola, ganadera, avícola o de servicios.
e) El activo en giro.
f) El periodo contable (del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año).
Datos de los registros contables y otros:
a) Señalar si en la contabilidad se utilizan libros empastados y foliados numerados, hojas o tarjetas.
b) La forma de operar, sistematizado o manual.
c) Qué libros o tarjetas se van a legalizar y la manera en que se registraran las operaciones.
d) Los registros de control interno (libros de IVA).

CATÁLOGO DE CUENTAS
El catalogo de cuentas representa la estructura del sistema contable. Es un listado que incluye el número y el nombre de cada una de las cuentas que son usadas en el Sistema de Contabilidad de una entidad económica. Dicho listado debe relacionar los números y los nombres o títulos de las cuentas, y estas deben colocarse en el orden de las clasificaciones básicas: Activo, Pasivo, Capital, Ingreso y Gasto. Generalmente, en este catalogo las cuentas de Activo comienzan con el numero uno, las cuentas de Pasivo con el dos; las de Capital con el tres; las de Gasto con cuatro y las de Ingreso con cinco.

MANUAL DE APLICACIONES
El Manual Contable, también llamado guía de contabilización, representa la estructura del Sistema de Contabilidad de una entidad económica. Se trata de un documento independiente en el que, además de los números y títulos de las cuentas, se describe en forma detallada lo que se debe de registrar en cada una de ellas, junto con los documentos que dan soporte a la transacción, así como lo que representa su saldo.
Este manual sirve de referencia al registrar las transacciones contables.

POLITICAS CONTABLES.
Son los principios, métodos, convenciones, reglas y procedimientos adoptados por la empresa en la preparación y presentación de sus Estados Financieros.
En el proceso de aplicación de las políticas de la empresa, la dirección realizara diversos juicios, diferentes de los relativos a las estimaciones, que pueden afectar significativamente a los importes reconocidos en los Estados Financieros.
Dentro de las políticas contables más importantes podemos encontrar las aplicadas a los Estados Financieros, las cuales se resumen de la siguiente manera:

Presentación de los Estados Financieros:

El Estado de Situación Financiera se deberá entregar en forma mensual, (Estados Financiero: Cubre Balances Generales, Estados de Resultados), el ejercicio contable se iniciara con fechas 1 de enero y finalizara con fecha 31 de diciembre del mismo año.

Objetivos de los Estados Financieros:

El Objetivos General de los Estados Financieros es suministrar información acerca de la situación de la empresa, a una fecha dada. En la preparación y presentación de los Estados Financieros debe tenerse en cuenta lo siguiente:
1) Compresibilidad: La información debe ser fácilmente comprensible para el usuario, la información debe mostrarse en un orden apropiado.
2) Relevancia: La información debe ser necesaria para que el usuario sea capaz de tomar decisiones.
3) Fiabilidad: La información debe estar depurada de errores de sesgo o prejuicios.
4) Confiabilidad: La información debe representar fielmente las transacciones y eventos económicos que han ocurrido en las operaciones de nuestra empresa.
5) Comparabilidad: Los Estados Financieros deben permitir a los usuarios conocer cual a sido el comportamiento de la situación financiera de nuestra empresa, y sus tendencias, en el transcurso del tiempo.

Principios para la Presentación y preparación de los Estados Financieros.

1) Entidad Contable: La empresa es una entidad contable por controlar recursos y tiene responsabilidad sobre dichos recursos.
2) Negocio en Marcha: Al elaborar los estados financieros, la gerencia evaluará la capacidad que tiene la entidad para continuar en funcionamiento.
3) Base de Acumulación: Cuando se emplea la base contable de acumulación (o devengo), las partidas se reconocerán como activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos (los elementos de los estados financieros) cuando ocurran y no cuando se reciben o paga dinero u otras equivalentes en efectivo.
4) Uniformidad en la presentación: La presentación y clasificación de las partidas en los estados financieros se conservará de un periodo a otro, a menos que:
a) Tras un cambio en la naturaleza de las actividades de la entidad o una revisión de sus estados financieros, se ponga de manifiesto que sería más apropiada otra presentación u otra clasificación.
b) Una Norma o Interpretación requiera un cambio en la presentación. Una adquisición o disposición significativa, o una revisión de la presentación de los estados financieros, podrían sugerir que dichos estados financieros necesiten ser presentados de forma diferente. En estos casos, la entidad cambiará la presentación de sus estados financieros sólo si dicho cambio suministra información fiable y más relevante para los usuarios de los estados financieros, y la nueva estructura tuviera visos de continuidad, de forma que la comparabilidad no quedase perjudicada.
5) Estimación: Debido a la disposición de presentar los Estados Financieros en periodos mensuales y anuales, a la condición de la empresa en marcha y adoptar el principio base de acumulación, los Estados Financiero deberán contener estimaciones bien informadas con algunos valores actuales de activos y pasivos, registrados inicialmente al costo histórico los que incidirán en la medición de los ingresos y de los cuales solo se podría saber su valor exacto si se liquidaran.
6) Utilidad Básica de Medición: En dólares de los Estados Unidos de América, se Utilizara como la unidad básica monetaria para presentar los Estados Financieros.
7) Objetividad: La información contenida en los Estados Financieros deberá poder ser verificada en forma independiente por diferentes expertos, para lo cual cada operación deberá estar sustentada y documentada.

VITACORA DEL CONTADOR PÚBLICO

La contaduría pública es la profesión desarrollada por los profesionales autorizados por el consejo de vigilancia de la profesión de la contaduría pública y auditoria los cuales reciben el grado de Contador Público Académico. En nuestro medio con un entorno económico sumamente creciente y de acuerdo al marco fiscal establecido se ha vuelto una profesión determinante en el desarrollo equilibrado de la economía.
El contador público tiene entre sus atribuciones y de hecho la más importante llevar a cabo la función pública de auditoría de estados financieros, que es una actividad que permite a los usuarios externos de la información de las empresas conocer la situación financiera y los resultados de operación a través de un punto de vista de un profesional que realiza su trabajo con independencia mental y de una manera objetiva. La auditoria de estados financieros es de naturaleza plenamente informativa, por medio de ella el contador público puede expresar una opinión sobre si los estados financieros están realizados respecto de todo lo sustancial y de acuerdo a un marco de referencia para reportes financieros preestablecidos.

En la actualidad, los Sistemas Contables brindan con mayor facilidad y flexibilidad información financiera más completa y detallada. Esta información es valiosa para la iniciativa privada, el gobierno, los bancos, los administradores y los individuos particulares, porque les permite evaluar situaciones pasadas y les ayuda a preparar planes para el futuro por medio de los cuales puedan alcanzar sus objetivos y metas financieras.

CONTABILIDAD: Es el proceso de interpretar, registrar, clasificar, medir y resumir en términos monetarios la actividad económica que acontece en una entidad. El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información sobre una entidad económica. Esta entidad puede ser una empresa, una unidad militar, un hospital, una escuela, una granja, etc. Es la ciencia que se dedica a la captación, representación y medida de los hechos contables. El papel de la contabilidad es desarrollar y comunicar dicha información de forma tal que sirva de ayuda en la planificación y control de las actividades de la entidad. Los tres pasos básicos que debemos ejecutar para lograr lo antes expuesto son los siguientes: 1)-Registrar la actividad financiera, 2)-Clasificar la información 3)-Resumir la información

CONTADOR PÚBLICO: es un título académico a nivel de licenciatura Se puede definir al contador público como el profesional dedicado a aplicar, manejar e interpretar la contabilidad de una organización o persona, con la finalidad de producir informes para la gerencia y para terceros, que sirvan a la toma de decisiones.