SISTEMA CONTABLE

Conjunto de formas, registros, reportes y procedimientos utilizados por un negocio para registrar sus transacciones y para enterarse de sus efectos.
El Sistema Contable de todas las entidades debe ser legalizado. En la ley Reguladora del Ejercicio de la Profesion de Contaduría Pública y Auditoria, se otorga a los contadores a (autorizados por el Consejo de Vigilancia de la Contaduría Pública) la facultad para autorizar las descripciones de los Sistemas Contables, los Catálogos de Cuentas y los Manuales de Aplicación y la legalización de los libros.
Para realizar este tramite, debe entregarse al contador la solicitud firmada por el comerciante individual, en donde pide la autorización para hacer la descripción del Sistema Contable, los Catálogos y el Manual de Aplicación anexados, para lo cual deberá presentarse copia del NIT y la constancia de pago de las matriculas de comercio.

COMPONENTES
La información básica que debe tener un Sistema Contable es la siguiente:
1) Descripción del Sistema Contable.
2) Estructura del Catálogo de Cuentas y su respectivo Manual de aplicación.
La descripción del Sistema Contable se resume en tres aspectos importantes para elaborar un adecuado Sistema; los cuales son:
1) Datos generales.
2) Datos del sistema.
3) Datos de los registros contables.
Datos generales:
a) Número de Identificación Tributaria, dirección y teléfono de la entidad.
b) La actividad principal que se desarrolla.
Datos del sistema:
a) El método de valuación de inventarios (PEPS, CP u otro).
b) El sistema que se utilizara (perpetuo o periódico).
c) Las bases de costeos (históricos o predeterminados).
d) Si la entidad es comercial, industrial, agrícola, ganadera, avícola o de servicios.
e) El activo en giro.
f) El periodo contable (del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año).
Datos de los registros contables y otros:
a) Señalar si en la contabilidad se utilizan libros empastados y foliados numerados, hojas o tarjetas.
b) La forma de operar, sistematizado o manual.
c) Qué libros o tarjetas se van a legalizar y la manera en que se registraran las operaciones.
d) Los registros de control interno (libros de IVA).

CATÁLOGO DE CUENTAS
El catalogo de cuentas representa la estructura del sistema contable. Es un listado que incluye el número y el nombre de cada una de las cuentas que son usadas en el Sistema de Contabilidad de una entidad económica. Dicho listado debe relacionar los números y los nombres o títulos de las cuentas, y estas deben colocarse en el orden de las clasificaciones básicas: Activo, Pasivo, Capital, Ingreso y Gasto. Generalmente, en este catalogo las cuentas de Activo comienzan con el numero uno, las cuentas de Pasivo con el dos; las de Capital con el tres; las de Gasto con cuatro y las de Ingreso con cinco.

MANUAL DE APLICACIONES
El Manual Contable, también llamado guía de contabilización, representa la estructura del Sistema de Contabilidad de una entidad económica. Se trata de un documento independiente en el que, además de los números y títulos de las cuentas, se describe en forma detallada lo que se debe de registrar en cada una de ellas, junto con los documentos que dan soporte a la transacción, así como lo que representa su saldo.
Este manual sirve de referencia al registrar las transacciones contables.

POLITICAS CONTABLES.
Son los principios, métodos, convenciones, reglas y procedimientos adoptados por la empresa en la preparación y presentación de sus Estados Financieros.
En el proceso de aplicación de las políticas de la empresa, la dirección realizara diversos juicios, diferentes de los relativos a las estimaciones, que pueden afectar significativamente a los importes reconocidos en los Estados Financieros.
Dentro de las políticas contables más importantes podemos encontrar las aplicadas a los Estados Financieros, las cuales se resumen de la siguiente manera:

Presentación de los Estados Financieros:

El Estado de Situación Financiera se deberá entregar en forma mensual, (Estados Financiero: Cubre Balances Generales, Estados de Resultados), el ejercicio contable se iniciara con fechas 1 de enero y finalizara con fecha 31 de diciembre del mismo año.

Objetivos de los Estados Financieros:

El Objetivos General de los Estados Financieros es suministrar información acerca de la situación de la empresa, a una fecha dada. En la preparación y presentación de los Estados Financieros debe tenerse en cuenta lo siguiente:
1) Compresibilidad: La información debe ser fácilmente comprensible para el usuario, la información debe mostrarse en un orden apropiado.
2) Relevancia: La información debe ser necesaria para que el usuario sea capaz de tomar decisiones.
3) Fiabilidad: La información debe estar depurada de errores de sesgo o prejuicios.
4) Confiabilidad: La información debe representar fielmente las transacciones y eventos económicos que han ocurrido en las operaciones de nuestra empresa.
5) Comparabilidad: Los Estados Financieros deben permitir a los usuarios conocer cual a sido el comportamiento de la situación financiera de nuestra empresa, y sus tendencias, en el transcurso del tiempo.

Principios para la Presentación y preparación de los Estados Financieros.

1) Entidad Contable: La empresa es una entidad contable por controlar recursos y tiene responsabilidad sobre dichos recursos.
2) Negocio en Marcha: Al elaborar los estados financieros, la gerencia evaluará la capacidad que tiene la entidad para continuar en funcionamiento.
3) Base de Acumulación: Cuando se emplea la base contable de acumulación (o devengo), las partidas se reconocerán como activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos (los elementos de los estados financieros) cuando ocurran y no cuando se reciben o paga dinero u otras equivalentes en efectivo.
4) Uniformidad en la presentación: La presentación y clasificación de las partidas en los estados financieros se conservará de un periodo a otro, a menos que:
a) Tras un cambio en la naturaleza de las actividades de la entidad o una revisión de sus estados financieros, se ponga de manifiesto que sería más apropiada otra presentación u otra clasificación.
b) Una Norma o Interpretación requiera un cambio en la presentación. Una adquisición o disposición significativa, o una revisión de la presentación de los estados financieros, podrían sugerir que dichos estados financieros necesiten ser presentados de forma diferente. En estos casos, la entidad cambiará la presentación de sus estados financieros sólo si dicho cambio suministra información fiable y más relevante para los usuarios de los estados financieros, y la nueva estructura tuviera visos de continuidad, de forma que la comparabilidad no quedase perjudicada.
5) Estimación: Debido a la disposición de presentar los Estados Financieros en periodos mensuales y anuales, a la condición de la empresa en marcha y adoptar el principio base de acumulación, los Estados Financiero deberán contener estimaciones bien informadas con algunos valores actuales de activos y pasivos, registrados inicialmente al costo histórico los que incidirán en la medición de los ingresos y de los cuales solo se podría saber su valor exacto si se liquidaran.
6) Utilidad Básica de Medición: En dólares de los Estados Unidos de América, se Utilizara como la unidad básica monetaria para presentar los Estados Financieros.
7) Objetividad: La información contenida en los Estados Financieros deberá poder ser verificada en forma independiente por diferentes expertos, para lo cual cada operación deberá estar sustentada y documentada.